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如何高效回复国外客户，让客户快速下单

外贸原力

2024-08-17

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导读：如何高效回复国外客户，让客户快速下单

跟进何转化客户是外贸业务员核心能力之一，一个优秀的外贸业务员，除了要有优秀的客户开发能力，客户跟进以及转化能力也是非常的重要。

回复邮件是外贸业务员基本每天都要做的事情，做过的人才能知道，邮件能生出万般事端。对于回复客户邮件，要根据每次沟通的环境不同来改变相应的内容。回复询盘客户邮件也是一种机会，有很多需要注意的地方。今天就来分享一下如何高效合理的回复国外客户，拿下订单。这个是外贸业务员必学技巧的第三个技巧，客户询盘回复篇。

往期回顾：如何从外贸小白如何变成外贸销冠

往期回顾：外贸干货：如何写出一封高回复率的开发信

一、询盘回复基本步骤

收到询盘，第一时间打开，也就是你最快的时间。用一分钟打开，然后用2-3分钟，认真阅读邮件内容(一般不会太长，且比较简单，最多5分钟分析完毕)。

然后是回复，相信大家都有自己的模板，没有的最好建立一个模版，并不断进行完善。我说的只是模板，一定要根据实际情况有所改变。客户需要的是唯一性，让他觉得你在认真对待他，你为这个询盘有很认真做的准备。

内容开头， dear 加他们的名字或者其他，自己感觉简单说下他的询盘we are pleased to receive your inquiry hear that you are interested in our。。。简单说下自己的公司，三句话 Our company，名字，专业生产(老外提到的产品)and。。。(自己主打产品)，然后写由于好的质量，价格，我们的产品卖的很好，或者换成你们的优势。

如果熟悉他们国家的市场，你可以说：we are glad that our product sells good in your market 不清楚就别乱说，反正写下，你们的产品非常适合他们的市场，要是新市场，就说这个市场我们正在努力开发中，我们以优异的质量和强有力的价格优势，已经取得了一些成就，或者实在没有就说，我们很高兴，有你这样一个伙伴帮助我们开发市场。我们会给你提供最低的价格和最好的质量帮助你打开市场。

简要介绍一下客户提到的产品，最小起订量，大概因素，你们主打的优势，每个公司肯定不一样。如果价格觉得有竞争力，报一个价格，你们的最小起定量(也可以转化成优势的，降低MOQ)，大概的运输方式，支付方式，这个根据客户的询盘来考虑报与不报。要让人家觉得咱实在，人家玩虚的，咱也玩虚，但要写得很实在，表现出很真诚。

最能吸引老外的地方到了，把最小起定量降低点，价格稍微抬高点。然后就说如果你不介意，请告诉我们的你的数量或者要求，we will try our best to give you a discount 。尽全力给他打折，前提是你得回复，吊他胃口。

然后推荐产品，一定要有比较，有比较才够分量，老外要的是普通产品，推荐一下新产品(主要推优势，简单描述)如果你感兴趣，并不介意的话我下一次给你做个报价。总之要形成对比、形成价格或者性能，质量反差。

说下公司的或者我们的给予一些服务，比如可以OEM，可以打你标签，可以帮你刷字等等，附属的但又很有必要。

再一次提醒他 if you have any questions please feel free to contact me. Your prompt reply will be highly appreciated. 这个可以换的，要是有诚意的客户直接要msn，或者其他联系方式，不大有诚意的，报自己的。这只是一些简单的方法，主要是通过最大程度地激发客人的兴趣，和多次提醒让他联系你，一次一次冲击他主动联系你的欲望。

二、邮件具体回复

大家都知道，回复询盘，第一封开发信是非常重要的。一份开发信第一眼让客人看到的肯定是主题，然后对你的主题产生兴趣才会去关注你的开发信内容，所以一封成功的开发信，必须是头重脚轻，主题才是王道。我想这个重要性不言而喻了吧。

什么叫“一针见血”的主题呢？

主题内容：1.item name + 2.item no + 3.$price + 4.moq or package info.

1.item name: 大家要注意，产品名称必须要是特定的，比如是耳机产品，那么就要写的笼统一些，earphones or headphones，千万不要写的太细了，不然擦边球都打不到，人家就没兴趣看了，当然前提是你发给这个客户的产品必须是符合他网站里或者你所知道的一些信息，比如客人是礼品类的客人，或者是电子杂货类的客人，你就可以这么打擦边球，或者你也可以把item name 写成gifts 类的。

2. item no: 这个型号大家一定要把自己的产品型号写上去，因为客人会认为你很专业，也方便客人记住这款产品，但是产品编号不要太长。

3.price:价格是非常重要的，你要报出去的价格必须是比较低的，但不是lowest，需要给自己留点余地，也许这样做，你们公司的价格会暴露给你们的竞争对手，但是你要往好的方向想，一旦客人看到价格很满意，下订单的话，我觉得还是可以尝试的，毕竟现在做什么产品价格都是比较透明的。

4.moq or package info:有了价格你必须要有这个产品的起订量，否则你给的价格太便宜，而客户的数量又很少，那么你就会傻眼了，所以你所报的价格需要按照这个moq来。当然你也可以不写moq，直接写上包装信息，比如，with color box 等等的这类信息。

对于定制规格的产品，大家说开发信不太好写，是否可以尝试提问的主题来发开发信呢？也有朋友说以这种方式来发supplier+公司名字，其实方式有很多，关键看哪种方式适合自己，适合客户，大家可以多去尝试一些。

三、外贸邮件回复格式

邮件标题：客户求购的产品名称

邮件内文：

To:客户公司名称

Attn:客户人名

Re:客户求购的产品名称

We are pleased to get to konw that you are presently on the market for产品名称,and as a specialized manufacturer and exporter for this product in China,we sincerely hope to establish business relations with your esteemed corporation.

Herewith pls find our competitive offer as flws:

Product:

Specification:

packing:

Quantity:as per yr requirement

Payment:L/C sight

Shipment:prompt

If the product we offered above is some different from what you require actually,kindly inform us in detail,we will be pleased to re-offer you as per yr actual requirements asap.

Pls note that the product pictures will be sent to you upon yr request,and a small sample could also be sent to you for yr final checking if the price is finally acceptable.

To konw more about our corporation,kindly visit our website:www.

Pls kindly check and revert at yr earlist.

B.RGDS/落款

Co: Add: Tel: Fax: E-mail:

几点说明：

1.邮件标题只能是客户求购的产品名称，而不要加其它的任何多余语言，这样，客户打开你邮件的可能性一般可达到100%；

2.开头语简洁带过证明你是专业而老练的外贸人，可立即拉近与客户的距离，而对商人来说过多的寒喧实在是多余；不少人喜欢一开始就说从何得知该客户的，我们建议你，一般情况下最好不用提，客户在那里发布过求购信息，客户自己知道，多说多余。

3.开头语特忌讳主动过多介绍自己，因为会给人一种推销的感觉，给人的第一感觉就不好，事实上，没有几个客户会有耐心来阅读你的长篇介绍的，不主动过多介绍自己将一定反而会给客户一种很自信、很专业的印象，这种印象对你来说是非常重要的；那么，“过多”的标准是什么呢？我们认为，介绍性语言超过两句即是“过多”！

4.简洁开头后，你必须立即进入正文，即报价，因为客户最关心的无非是产品规格与价格而已，你如不能提供客户想要的东西，客户回你干吗？立即进入报价，证明你是专业做该行的，你是有诚意、实实在在想做生意的，大家的时间都很宝贵，都不想浪费时间，特别是欧美商人更是如此；

有人说，客户询盘中规格说的不全，无法报价，事实上，没有那个外商会在询盘中一次就把要求说完的，你可估摸着试探性报，报错了没关系，这只是证明你是专业的、多年做该行的，如所报的规格与客户所要的不符，客户一般会很快回复你并详细告诉你他所需产品的具体要求的；有人总喜欢第一次联系客户时就问东问西的，有些国家的客户（如印度、韩国）可能会耐心回你，但对大多数欧美客商（如美国）来说，他们一般是不会回复该类邮件的；

5.所报的价必须是实价，必须与现有的市场行情相吻合，价太低，客户知道你不是做该行，不会理你；价太高也会吓跑客户，客户也不会回你，所以，切勿乱报价，应了解清楚了、多比较后再报，对新产品、对外贸公司来说这点尤其重要；报价的时候最好是能报出比较有竞争力的价格，要不然可能会导致客户不理你，后续要激活客户就要花费很多的时间跟精力了。

6.与客户第一次联系最好用企业邮箱，因为企业邮箱一般都有公司的域名特征，能很好的关联到公司，比较容易让客户相信，减少很多不必要的麻烦。而且企业邮箱发送的话，也不容易被拦截，到达率这块一般没啥太大的问题。因为有时候一些其他的邮箱比如163这种，可能半路被拦截客户都没收到，然后还以为客户不回复就很亏了。

四、客户跟进实战案例

客户跟进肯定是多变的，要随机应变，这里我分享一个我跟进波兰客户的邮件沟通实战往来，希望能帮助大家触动一些思路，从而更好的跟进客户，并提高成交转换率。

1.客户第一次邮件

Hello，What is your price for bandanna fabric white color for print？One carton 250 m Quantity 400 carton 200000m.

看到这封邮件，首先思考的是，客户的订单需求是不是真实的？客户购买这批产品的用途？客户之前是否购买过类似的产品？因为只有知道这些信息，才能更好的给他报价。恰巧临近年关，以此为借口，拖延报价。

所以，回复客户如下:

Hello, Thanks for your inquiry . This time our factory already have holiday , and I cannot give you the exactly quotation today . May I know more information about your order as below:

1. Do you ever take those products before ?

我想知道他以前是否有出过类似的货，这样可以帮助我知道他是否有实单。

2. What about your target price ? if you tell me , I can try to ask my workshop to get your target .

虽然现在很多客户都不愿意报目标价，但是尝试问一下未尝不可。一旦他报了目标价，对我来说，我就有了衡量标准。

3. How about the package do you require ?

包装要求也在价格上起了决定作用。

4. Our regular fabric is 100% ployester Microfiber , 140g per square meter , and 25cm width , do you have your paticular require?

因为连续问了三个问题，以防客户反感，所以我主动的提供我们的产品信息。

5. Do you wanna have the sample first ?

并在这个时候询问他是否需要样品。

6. Attachment is the video of our factory . please check .

同时附上了工厂的视频证明实力。

Thanks again.

这封邮件，着重提出了我想要知道的问题，以帮助我为报价提供参考的依据。

2.客户第二次邮件

I know CNY All Best for You!

Yes i buy from China this product.

25 cm x 250 m one carton

400carton one container 20

4 container /year

看到这封邮件，我们可以清楚的知道，客户确实有在国内采购（因为了解中国情况，知道中国要过年了），同时也告诉了我产品的包装方式。虽然其他问题没有回复，但是没关系，这已经够了。

所以，回复客户如下:

Hello, Thanks for kindly feedback. May i know when you need arrange the order?

因为已经明确了报不了价，如果知道他交货的时间也可以为我报价提供参考。

3.客户第三次邮件

My new order is after CNY.

客户给的这封邮件非常简单，之后的一些沟通内容也都是一些营养价值不高的。

过完年后，第一时间对客户进行了跟进：

Hello, this is Danny again! Do you still remember me? We are the supplier for bandanna. Any requirements please feel free to contact me.

Thanks.

过年回来简单的跟客户打招呼，这个时候保持沉默是最好的，让客户来要求我们做下一步的动作。（谁先开口就输了！）

4.客户第四次邮件

Hello，Send price for fabric,

White color

Meter not cutting

100000m

客户看起来还比较着急，经过几轮了解，客户有实单，对品质要求较高，交货相对来说也比较急。

我大胆的报价：

Hello，

Our regular fabric is 100% ployester Microfiber , 140g per square meter ,

Please check the details as below:

Exw unit price:$0.46/meter

Quantity:100000meter

25 cm x 250 m one carton

Color:white fabric

Material:100% ployester Microfiber

Payment:Alibaba Assurance Trade/Paypal/TT

Waiting for your reply.

重新确认产品细节，以防出错。这个价格报了以后有点七上八下，因为比市场价要高，看客户反应再做下一步动作。

5.客户第五次邮件

Thank you for your offer but i buy in Nanjing.

I have better prices on Chinese market.

没想到客户很快就回复了，当他说到南京的时候，我心里是比较放心的，因为南京的工厂没有价格优势，说明我的价格客户还可以接受，虽然表面上他还在砍价。

回复如下：

Hello，Thank you for your kindly feedback!!!

We already have 8 years experience for bandana as a main exporter in China. We really understand that customer interested in cheap price so much . While the quality is most important for products . We cannot make it cheaper because we still insist the quality .

please note our details as below:

Width is exactly 25cm;

Thickness is 35gsm ;

100% ployester ;

Weaving the fabric by ourself ;

Durable and stable for fabric;

Bleaching the fabric to insure the printing function ;

Uv protection ;

Let me try to ask my manager give you more preferential price, I am sure we will have longterm business relationship . By the way , Please check our SGS certification in the attachment .

这封邮件我着重强调了我们企业实力以及我们产品的品质，因为考虑到价格的确有点偏高，为了给到客户更好的体验，最后语气放缓表示愿意帮他争取更优惠的价格，但不保证能优惠多少。