外贸原力
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外贸单证安装用途分类大概分为这6大类，分别是商业单据（发票、装箱单、形式发票等）、运输单据（提单、航空运单等）、金融单据（汇票、信用证等）、保险单据（保险单、保险凭证）、海关单据（报关单、原产地证书等）、其他单据（装船通知、交货证明等）
一、商业单证
1.商业发票
外贸的“发票”概念和国内的财务发票完全不同。外贸发票是出口商自己制作、出具的文件，用于说明此票货物的品名、数量、单价、总值等，以及其他一些说明货物情况的内容。发票格式不拘，但必须包括上述要素，并全名落款。
发票必须注明一个发票号码（自己拟定），出票时间。可以按照需要一式几份，由若干正本和副本组成的，应注明“ORIGINAL”、“COPY”字样。
发票的末端通常有E.&O.E.字样，意为“有错当查”，即此份发票如有错漏允许更改。
2.装箱单
与外贸发票对应，性质一样，主要用于说明货物的包装情况，如品名、数量、包装方式、毛重、体积。视产品类别的需要还可以加上其他详细说明，如净重等。样式与发票相仿，只是不需要注明货物价值。通常也需要若干正本和副本。
3.形式发票
样式近似商业发票，几乎可以直接把商业发票过来，形式发票的用处，一是类似于单方面合同，作为报价和确定交易的工具。一些国家的客户喜欢“确认形式发票”的形式作为合同。
因此，除了和商业发票相同的内容外，还可以根据需要在空白处以“REMARK”加注的形式增加条款，比如交货期等等，以进一步落实交易。此外，对于那些需要进口许可或外汇使用额度的交易，客户也需要形式发票来做前期申请。在采用国际快递寄送货物的时候，也需要附上形式发票，作为快递公司统一报关计用。
4.合同
CONTRACT是统称，买卖双方均可出具。如系卖方制作，可称为销售确认书，买方出具则可称为采购确认（PURCHASEDCONFIRMATION）。
除了与国内销售合同相同的要素如买卖双方名址，签订时间、地点、交易货物品名、付款方式、违约责任以外，还可以根据不同产品的特点附加条款。此外，正式的外贸合同，往往还有更详细的约定，比如信用证条件下的信用证开证要求，对各种不可抗力的规定等细则。
二、运输单证
运输单据是在货物运输过程中生成的，证明货物已被承运和交付。
1.提单
提单就是货物交付货运公司以后，由货运公司出具的证明，用以代表物权，以及在目的地提货。每个船公司都有自己式样的提单，但内容则大同小异。提单是最核心单证，某种意义上就是货物的代表，货款的价值。
根据运输方式的不同，分为空运提单（AIRWAYBILL，简称AWB）和海运提单（OCEANBILLOFLOADING，简称B/L）及其他。但实务中以海运提单最为常见，空运提单次之。提单由货运公司根据发货人提供的发货人和收货人名址、目的地、货物描述等相关数据来填制，经发货人确认无误后签章出具。
一般三正三副，任何一份正本均可提货。一经提货，其余两份即告失效。为防止提单在传递过程中遗失，如果客户没有指明要求的话，可以只给客户一份或两份正本。除了提单上的固定栏目外，海运提单在签发的时候还必须加注“上船时间”（ONBOARDDATE）字样，这是计算实际交货期的标准。
2.海运、航空、铁路运输单
航空运单、铁路运单就是航空跟铁路的运输货物的单据，这个比较简单，就是运输单据。
3.货运代理提单
由货运代理签发的提单，通常对应船公司提单（Master Bill of Lading, MBL）
三、金融单证
金融单据是与付款和结算相关的单据。
1.汇票（Draft/Bill of Exchange）
汇票是由出票人签发并由付款人按约定的付款期限（即期或远期）对指定的受款人我条件支付一定金额的指令。一般出现在信用证操作中，由银行提供空白票据，出口商填写，付款人签字以确认付款。
2.信用证
信用证（Letter of Credit, L/C）是一种由银行出具的书面担保文件，用于国际贸易和国内交易中，确保买卖双方的资金安全。信用证是银行根据买方的申请向卖方提供的付款保证，确保卖方在符合信用证要求的情况下收到货款。
3.托收单据
通过银行进行托收支付的文件。
四、保险单证
保险单证（Insurance Documents）是指与货物运输过程中相关的保险事务所涉及的单据，通常由保险公司、货运公司或相关代理方提供。这些单证用于证明货物在运输过程中的保险状态，确保卖方和买方在货物受损或丢失时能够得到赔偿。
保险公司根据投保的险种开具保险单，作为货物单据之一。海运货物保险的险别，分为基本险别和附加险别两类。
1.基本险别有平安险、水渍险和一切险三种
①平安险的责任范围有：被保货物在运输过程中，由于自然灾害造成整批货物的全部损失或推定全损。
②水渍险的责任范围：除平安和水渍险的各项责任外，还负责被保货物由于自然灾害造成的部分损失。
③一切险的责任范围：除平安险和水渍险的各项责任的，还负责被保货物在运输途中由于一般外来原因所造成的全部或部分损失。
2.附加险别是基本险别责任的扩大和补充，它不能单独投保，附加险别有一般附加险和特别加险。
一般加险有11种，它包括：
偷窃、提货不着险（Theft,PilferageandNondelivery-T.P.N.D）
淡水雨淋险（FreshWaterand/orRainDamage）
短量险（RiskofShortageinWeight）
渗漏险（RiskofLeakage）
混杂、沾污险（RiskofIntermixtureandContamination）
碰损、破碎险（RiskofIntermixtureandContamination）
串味险（RiskofOdour）
受潮受热险（SweatingandHeating）
钩损险（HookDamageRisk）
包装破裂险（BreakageofPackingRisk）
锈损险（RiskofRust）
特殊附加险包括：
交货不到险（FailuretoDeliverRisk）
进口关税险（ImportDutyRisk）
舱面险（OnDeckRisk）
拒收险（RejectionRisk）
黄曲霉素险（AflatoxinRisk）
卖方利益险（Seller’sContingentRisk）
出口货物到港九或澳门存仓火险责任扩展条款，罢工险
海运战争险（OceanMarineCargoWarRisk）等。
投保的时候，投保金额一般是CIF价格加上10%的加成。保险费的计算公式为：
保险金额=CIF货值×（1+加成率）不必先算保险费，可以直接根根据据已知的CNF价格换算CIF即是：CIF=CFR/[1-保险费率×（1+加成率）]
实际操作中，如果货值不大，比如在2000美金以下的，一般做简易处理，统一收取100元人民币左右作为保险费。
五、海关单证
海关单证是指在进出口货物清关过程中，涉及海关申报、检验、征税等程序的各种文件和证明。海关单证的作用是确保货物符合目的国或出口国的法律、法规，并确保相关的税收和贸易政策得到执行。不同国家和地区的海关对单证的要求可能有所不同，但在国际贸易中，常见的海关单证包括以下类别。
1.报关单
出口报关时填制并提交海关。不过目前除大型外贸公司或出口企业外，众多出口商一般委托货运代理公司一并代理报关事宜。出口报关单一式六联：海关作业联、海关留存联、企业留存联、海关核销联、出口收汇联、出口退税联。清关后，退回收汇联和退税联。
2.原产地证
原产地证包括一般原产地证（CERTIFICATIONOFORIGINA）和普惠制原产地证（GSPFORMA）。原产地证是证明我出口货物生产和制造地的证明文件，是出口产品进入国际贸易领域的“身份证”。货物进口国据此对进口货物给予不同的关税待遇和决定限制与否。中国的原产地证有固定印刷格式，一般由商检局出具。出口企业申请办理此证，首先要在当地办理企业注册登记，然后才有资格申请签证。
普惠制是发达国家给予发展中国家出口制成品和半制成品普遍的、非歧视的、非互惠的一种关税优惠制度。普惠制产地证是依据给惠国要求而出具的能证明出口货物原产自受惠国的证明文件，并能使货物在给惠国享受普遍优惠关税待遇。同样一般由商检局出具，出口企业在商检局办理此证必须向当地商检局提供必要的证明文件和依据，首先要办理企业注册登记，其次才能申请签证。
原产地证和普惠制证，也可以由各地的贸易促进会和商会（很多地方这两个组织是两块招牌同一个班子）出具，格式一样，只是盖章不同。
3.商检证、质量证、重量证、卫生证等
根据产品的不同，根据国家规定或按照客户需求、行业习惯，部分商品出口必须经过国家检验检疫局强制并出具检验证书。根据检验项目的不同分为质量证、重量证、卫生证等。
出口必须检验的商品，厂商须先经过商检局备案登记。出口前，填制商品检验申请单（在商检局那里取得），将该商品的样品送至商检局检验。检验合格后，商检机关出具商品检验放行单，凭放行单方可报关出口。
实际上，很多商品的常规检验都包含了质量、重量、卫生、重金属等等检测项目，至于检验证书的名称是什么，则可根据客户的要求选择。即证书内容一样，标题不同罢了。
六、其他单证
单证其实还有很多，比如收货单、海关许可文件等等
1.收货单：证明货物已被收取或已交付的文件。
2.海关许可文件：一些特殊商品可能需要海关许可才能进出口。
3.付款凭证：付款方支付货款时的凭证。
4.受益人声明:受益人声明只出现在信用证下（受益人本身就是信用证操作方式中的术语，一般指出口商）。如果不是信用证操作的话，一般叫做厂商声明或类似表述。
5.出口收汇核销单：出口收汇核销单是由国家外汇管理局统一分配的外汇收入申报管理单据。在出口前，先向外管局领取，按格式填好后作为出口报关单据之一交给海关，海关清关后盖章退回。在收到国外付款后，连同银行收汇水单一并交到外汇管理局办理核销，然后才能办理退税。
七、单证的使用
了解这些单证知识以后，我们对外贸就有个清晰的流程概念了：
1.外贸洽谈前期，制作形式发票用于报价、交易参考或客户申请进口许可等。
2.交易确认以后，制作外贸合同。
3.准备交货的时候，制作商业发票、装箱单、核销单、报关单，申请商检放行单等报关出口。
4.报关后海关退返核销单、报关单的收汇联与核销联等。
5.交货付运后，得到三证三副提单。
6.制作、申办、整理客户所需的全套单据，如发票、装箱单、商检证、产地证、受益人证明等等以收取货款。
7.凭收汇银行水单、核销单、报关单核销联等办理核销与退税。
无论是否操作信用证，单据都比较重要。外贸单证通常是成套的，即根据客户的要求，相关的单证作为一套，用于交付、转卖和货款收付。单证制作的基本原则，是“单证一致，单单一致”，即单证制作符合信用证要求（在信用证操作时），同一套的单据间，在相同栏目的内容一致。比如，货物的数量，无论在发票、装箱单还是其他单据的数量栏中，填写都应一致，包括计量单位；在提单中显示了唛头（货物外包装箱上印刷的用于识别的标志符号），发票中就不能显示“N/M”（无唛头）。
此外，每份单据都会标明出具日期，而外贸操作中对各种单据的日期有相应的规定，要求签发日期应符合逻辑性和国际惯例。一般地，作为收款用的全套单据，日期以提单上的ON BOARD DATE为基准，来确定各单据的日期：
发票（INVOICE）日期一般早于所有单证；
装箱单（PACKING LIST）一般与发票同日，必须在提单日之前；
提单日（ON BOARD DATE）不能超过L/C规定的装运期；
保单（INSURANCE POLICY）的签发日应早于或等于提单日期，不能早于发票；
产地证（C/O、FORMA）不早于发票日期，不迟于提单日；
商检证（INSPECTION CERTIFICATION）日期不晚于提单日期，但也不能过早于提单日；
受益人证明（BENEFICIARY CERTIFICATION 等于或晚于提单日；
船公司证明（FORWARDER CERTIFICATION）：等于或早于提单日；
汇票（DRAFT）日期应晚于提单、发票等其他单据，但不能晚于L/C的效期。
单据制作应从一开始就养成良好习惯。按照老外贸业务员的做法，交易确定以后，及时为交易归档，预先按照单据栏目整理出填制内容，如客户名址、货物品名描述等。具体制单的时候，直接调用即可，避免了临时打字的拼写错误可能。根据这个原理，市面上也出现了各种外贸制单软件，可预先输入资料，按照单证类别自动生成。
除了制单人为错误外，因为外贸过程中环节甚多，不同部门的操作中难免会有疏漏误差，或因情况改变而导致的错误。比如，原定出货100箱，也按照这个数量制作了商检和报关，可实际装运的时候发现仓库记录错误，实际发货量只有98箱，或者是在装卸过程中损坏了2箱等。对于这样的情形，可以视情况灵活处理。
信用证项下操作的，完全依靠信用证制单；非信用证的，根据单证交付的对象不同见机行事。因此可分为“将错就错”和“分套处理”两类方式。所谓将错就错，就是虽然与实际不符，仍按照事先约定的条件制单，因此赞成的影响另外与客户协商解决。比如，在货物短少的情况下，仍按照全数缮制单证。
所谓分套处理，就是根据单证交付对象的不同，分别制作内容不同的单证。比如在报关数量和金额与实际有误差的情形下，给海关的单证按照原报关资料，给客户的单证则按照实际的数量和金额缮制。如果提单上的数量与报关数量一致，则可略微调整单价，在总数量不变的情况下减少总金额，使之符合实际收取的货款。
此外，因为报关等数据失误，导致实际收汇和报关金额不一致，会影响核销。一般的做法，在数额差别不大，比如2000美金以内，仍可以核销。亦可截长补智囊，把多收的钱弥补其他少收的钱，把帐目做平。
八、外贸单证注意事项
在外贸交易中，单证的准确性和完整性直接影响到交易的顺利进行、货物的及时交付、付款的顺利结算及合规性。因此，在准备和处理外贸单证时，以下是一些需要特别注意的事项：
1. 确保单证的一致性
单证之间一致：所有单证（如商业发票、装箱单、提单等）应确保内容一致，特别是货物描述、数量、重量、价值等信息。任何不一致的地方，可能导致海关的拒绝、支付延迟或引发争议。
合同与单证一致：单证内容必须与买卖合同条款一致。例如，合同中注明的价格、交货方式、付款方式等信息应在相关单证中得到准确反映。
2. 遵守目的国的规定
了解进口国要求：每个国家的海关要求、进口限制、税率、特殊规定等可能不同。务必事先了解目的国的海关和其他监管部门的具体要求，确保所有单证符合当地规定。
原产地证书和许可证：某些国家对进口商品要求提供原产地证书或特定的进口许可证，这些证书通常涉及到优惠关税或防止特定商品进入。
3. 准确填写商业发票
详细列明商品信息：商业发票是清关的基础文件之一，必须详细准确地列出货物的描述、数量、单价和总价。商品描述应避免模糊不清，最好提供详细的货物类别、型号、品牌等。
注明付款条款：注明付款方式、支付条件以及相关银行信息。如果使用信用证，必须确保发票符合信用证的要求。
4. 装箱单和提单的正确性
装箱单：确保装箱单与实际货物和包装一致。装箱单详细列出每个包装箱中的货物，帮助海关核对货物，避免因数量或包装错误而引发的纠纷。
提单：提单是货物所有权的重要凭证。注意提单上的收货人、托运人、货物描述等信息应与其他单证完全一致。确保提单类型符合交易需求（如正本提单、海运提单、空运提单等）。
5. 信用证条款的遵守
严格遵守信用证条款：信用证（L/C）是外贸中常见的支付方式，必须严格按照信用证的条款和条件准备和提交单证。任何不符合信用证要求的单证，都可能导致银行拒绝付款。
时间限制：信用证通常对单证的提交时间有严格规定。确保所有单证在信用证规定的期限内提交。
6. 海关申报的准确性
申报真实情况：在填写海关申报单时，务必如实申报货物的实际数量、价值、重量和原产地。虚报或遗漏信息可能导致海关拒绝清关，甚至导致货物被扣押或罚款。
选择正确的HS编码：海关根据HS编码（海关商品编码）来分类和评估货物的关税，因此必须确保正确填写商品的HS编码。错误的编码会导致税费计算错误或海关退运。
7. 保险单证的完整性
保险范围清晰：若涉及货物运输保险，应确保保险单证中清晰列出货物的保险类型、保险金额及保险条款。确保买方和卖方在发生货物损失时能够得到赔偿。
保险单背书：如有需要转移保险利益（如卖方背书给买方或银行），应提前准备好背书手续。
8. 关注货物检验和质量证明
检验报告和质量证明：某些产品（如食品、药品、化学品等）可能需要提供特定的检验报告或质量证明，以符合进口国的卫生、健康或安全要求。务必提前了解并办理相关证书。
货物检验和数量确认：确保货物在发货前通过专业的检验，确保其符合质量和数量要求，避免因不符而造成的纠纷。
9. 原产地证书的正确填写
原产地证书：原产地证书证明货物的原产地，对于享受关税减免或优惠政策至关重要。必须确保证书上明确列出正确的生产或加工地，并由合法的机构（如商会、政府部门）签署。
申请原产地证书的时间：原产地证书通常需要提前申请，不要等到最后一刻才准备。
10. 注意单证的时效性
及时更新单证：有些单证如信用证、运输单证、保险单等具有时效性，必须确保在有效期内提交。尤其在海关清关时，单证的时效性至关重要。
延迟提交单证的后果：单证的提交延迟可能会导致货物滞留、合同违约或影响支付，严重时可能会导致交易取消。
11. 多语言和翻译问题
翻译要求：部分国家要求单证提供当地语言或英文的翻译。在准备单证时，应确保翻译准确，并符合目的国的要求。
注意专业术语的翻译：特别是涉及技术性、法定条款的内容，如商品规格、合同条款等，翻译错误可能会导致误解或纠纷。
12. 电子单证和数字化管理
电子单证的使用：随着信息技术的发展，越来越多的外贸公司开始使用电子单证（如电子提单、电子发票等）。确保使用的电子单证符合国际标准和目的国海关的要求。数字化存档：将单证电子化存档，并保持备份，以便于查询和管理，避免丢失重要单证。
13. 避免不必要的文书错误
仔细检查单证：在提交单证之前，务必仔细检查每一项内容。细心的检查有助于发现拼写错误、格式不符合要求、缺少必要的签名或盖章等问题，避免因小错误导致的复杂后果。
确保正确的签署：部分单证需要有卖方或买方的签字和公司印章，确保所有要求的签字、印章都齐全。
14. 与专业机构合作
与经验丰富的货代、报关行合作：外贸单证的处理可能涉及多个方面，若不确定某些单证的具体要求，可以寻求专业货代公司、报关行或法律顾问的帮助，确保单证符合所有法律、贸易政策和合同规定。
最后，外贸单证的准备工作看似繁琐，但它们在保障交易顺利进行、确保合规性以及避免经济损失方面起着至关重要的作用。只要充分了解相关的规定，严格按照合同条款和目的国的要求准备单证，并保持单证内容的一致性和准确性，就能避免在外贸交易中出现问题。
