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收藏备用 | 最全的外贸寄样流程！

外贸知识课堂
2024-08-08
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导读：收藏备用 | 最全的外贸寄样流程！
寄送样品是外贸交易中不可或缺的一环。对于客户而言，交流中再详细的产品阐述都只是“片面之词”，看到产品实物才能进一步定论。当客户不方便实地考察时，寄送样品就成为了决定客户合作意愿的重要因素。
样品类型
根据商业惯例，一个订单的落实，一般需要供应商准备至少两次样品，一个是产前样品，一个是确认样品。很多时候，订单生产完成或者生产中期，还需要给客户准备大货样。这里分别对这些样品进行解说。
产前样：
1.生产前给客户确认的样品
2.确认细节后做的样品
3.给客户确认品质用的类似产品。
确认样：
经过客户确认后的样品，大货生产要完全按照确认样来做。一般情况下，做确认样的时候，至少要做两个以上，一个寄送给客户确认，一个放在公司样品间作为留样。客户一旦确认，就按照手里的样品，对照着做大货。
大货样：
一旦客户返单，可以对照着做。
手板样：
简单而言，就是在没有模具的情况下，根据客户要求做出来的确认样。一旦确认后，大货就按照这个确认样来制作正式的模具，并完成生产。
样品和运输费的分配
关于样品费和快递费用，是个比较棘手的问题。如果不寄样品，很多客
户就拒绝进一步商谈，这样会丢掉很多有可能合作成功的机会。如果为
了表示诚意，免费寄样给客户，客户当时会很高兴，但往往收到后就长
时间没有消息，不给测试结果。
寄样品一定要有效率！
既不能客户要样品就毫不犹豫立马免费寄出，也不能过度“吝啬”强硬要
客户全力承担。一般而言，第一次合作的客户，是需要双方共同配合
的，双方理解的。
按照样品货值大小以及运费高低，可以有以下不同应对方案：
1.卖方承担样品费和快递费用
一般寄免费样品绝对是石沉大海，杳无音迅的。所以，要免费寄样品的话，需要和你的客户沟通了解比较深，或能感觉到他的诚意才采取这样的做法。比如：他接连打过几次电话过来询问产品信息，产品报价等。（当然，前提还得样品价值不是很高）这时可以考虑全免费给客户寄样品。
但如果仅仅通过电子邮件，或贸易通这样的工具，除非真的跟进了很久，彼此有合作意向，否则免费寄出样品大多没有什么作用。
2.卖方承担样品费，客户承担快递费
这种情况下，一般货值不高，样品价值比较小（样品费<运费），可以免样品费。但运费一定要客户自付。一般连这点运费都不肯出的客户，基本上是没什么诚意跟你合作的了。
3.客户承担样品费和快递费用
这种情况下，一般货值高，运费也比较贵。可以告知客户样品价值比较大，快递运费也比较贵，希望客户能够承担样品费，快递费用。
4.客户承担样品费，卖方承担快递费用
这种情况下，一般样品价值比较高（样品费>运费），大多数情况下是不会免费寄出的。但可以考虑为客户付运费。这样既保证了公司的利益，又体现了公司真诚为客户服务的态度。也是双赢的做法。
按照目标客户等级、性质分类，也可以有不同的处理方案：
1.针对新客户
（1）可以先评估下这个客户的情况和预期的订单数量。如果费用不高，可以考虑己方消化。如果无法负担，可以跟客户商量承担全部或者部分费用。
（2）制定公司的样品政策（硬性的）。任何客户都收取快递费用或者样品费用。但是许诺将来客人下定单时，从货款总值中扣除掉这笔费用。
2.针对老客户/重要客户
只要样品费金额不大，就可以由供应商承担。如果样品费高，可以和客户商量，要求买方承担样品费或者承担部分样品费，但同时应该注明如果客户下单，是否可以退还。或者订单达到多少数量的时候，可以完全退还。
3.针对有些客户的特殊要求，定做样品
客户承担样品费，并承担快递费用。同时客户应该承担由客户定做而产生的杂费：制版费，操作费，包装费用等。
样品寄送的细节
1.确保样品的质量和配套完整性
在选择产品样品的时候，一定要对样品的质量情况进行严格的检查，确保样品在具有代表性的同时，也有过硬的质量。
寄样的时候，应把与样品相关的配套解说等详细资料附送上，确保样品的配套完整性，从而帮助客户尽快了解产品，给客户留下好印象。
2.记得把名片放进去
客人可能会同时跟几个供应商要样品，包裹一旦拆开后，很难分清楚谁是谁的。放入名片方便客户区分，以及日后有需要时第一时间联系。
3.告知快递单号，明确联系方式
不仅要告诉对方快递账号，还要再告诉客户一遍联系方式。可以在邮件里写清楚，也可以在签名上设置好。方便客户有紧急的事情可以第一时间找到联系方式。
4.巧用塑料袋
如果寄的都是一些文本的东西，所有的文件先装进一个塑料袋，然后再装进快递信封。
很多客户可能会随手撕破快递袋或是用裁纸刀裁开快递袋，不小心就会把文件弄破。如果寄给客户的是提单，发票，装箱单之类的重要文件，要补就非常麻烦。不如事先考虑好细节，做仔细些。
此外，所有套在样品或者文件外面的塑料袋都需要打孔。这是国外的一个基本常识，没有打孔的普通塑料袋，如果被小孩子拿来玩，可能会不小心套在头上，有窒息的危险。为避免安全隐患，不少国家都有相应的法律法规。
5.寄样之前给样品拍照
准备好样品，拍好图片，做好清单，发邮件告诉客户寄了哪些样品，每个样品对应的图片是什么，方便客户一一对应，核对、检查样品，节省客户的时间。
6.给每个样品上打上样品标签
标签上写上公司名，与客户联系的业务员人名，邮箱、电话等联系方式，方便客户区分，又显得自己十分专业。
寄出样品后如何跟进？
遇到要收样品费客户没下文的情况，该如何跟进呢？这里以邮件模板作示例：
1.以快递费用为切入点
Dear Sir，
I learned from shipping department that DHL would give us a favorable discount,only USD30 for the sample delivery to your place.
You may choose to transfer the freight in advance to save your cost.What do you think?
Look forward to your advice.
Regards
Mighty
2.以样品费为切入点
Dear Sir，
I hope you have received my previous mail below.Is there any question I haven’t figured out?
Poland is a good potential market and we really wish to explore it with your joint effort.
Today I talked with my boss and got his approval to refund the sample cost in the first order.
This is our special service only for you.Look forward to your comment.
Regards
Mighty
3.以市场为切入点
Dear Sir，
Haven’t got your comment by far.Hope everything is going well.
Christmas promotion is around the corner.It usually takes 3-4 days from sample approval till mass production delivered.
To launch the product in time before this big season,it’s better to get everything ready by XXXX.
Pls advise what we should do with the sample.We are still waiting for your confirmation on the PI and your courier account.
Regards,
Mighty
4.以样品进度为切入点
Dear Sir，
Sample is ready now.Pls advise your courier account and we will send it out immediately.
Regards
Mighty
总结：
1.把握跟进节奏
一般来说，客户收到样品都有一个消化的过程，先了解产品的各项信息，再做市场调研，甚者会进行多个样品的对比，因为不是只有我们一家给客户样品。
在客户需要消化的时间里，我们不能催得太紧，一般是了解到客户收到样品后，先去个邮件和客户确认信息，之后隔一周左右再跟进第一次比较合适。
2.学会电话沟通
邮件虽然还是我们的主要沟通方式，但它有自己的局限，比如你发送的邮件客户是否收到？收到了是否看了？为什么没有给反馈？这些东西我们通过邮件是没办法及时得到答案的，就需要电话辅助沟通。
通过电话，我们可以直接的询问客户是否有收到我们的产品、收到我们的邮件。打电话可以先一步确认，做到心里有数。
文章来源：【外贸知识课堂】公众号
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